ТОП ошибок, которые следует избегать при работе с бизнес-ассистентом

1.Чем грозят ошибки при работе с ассистентом

Представьте: вы наняли ассистента, чтобы разгрузить себя от рутины, но вместо этого тратите еще больше времени на исправление недочетов, бесконечные уточнения и микроменеджмент. Знакомый сценарий?

Ошибки в управлении помощником — это не просто мелкие недоразумения. Последствия серьезные:

1. Финансовые потери. Время — деньги. Если сотрудник выполняет задачи неэффективно из-за ваших промахов, вы теряете и то, и другое. Например, из-за нечеткой постановки задачи ассистент тратит два дня на то, что можно сделать за три часа.
2. Снижение мотивации команды. Тотальный контроль, отсутствие обратной связи или нереалистичные ожидания демотивируют даже самого проактивного специалиста. Помощник, который не чувствует доверия, быстро теряет интерес к работе.
3. Риски для репутации бизнеса. Одна утечка конфиденциальных данных из-за халатности или неверного распределения доступа может разрушить отношения с клиентами.
4. Текучесть кадров. Талантливые ассистенты уходят от руководителей, которые не умеют делегировать. Многие считают главной причиной увольнения «неорганизованность начальства».

Но как понять, что вы совершаете ошибки? Часто руководители даже не осознают своих промахов. Давайте разберем ТОП-8 самых распространенных из них.

2.Основные ошибки руководителей

Отсутствие четких инструкций

«Сделай, как я сказал» — фраза, которая губит рабочий процесс. Если вы не объяснили, какой результат нужен, как его достичь и в какие сроки, не ждите, что помощник прочитает ваши мысли.

Почему это критично:

• Ассистент тратит время на догадки, а вы — на переделывание работы.
• Возникают конфликты из-за разного понимания задачи.

Руководитель поручил помощнику «подготовить презентацию для инвесторов». Тот оформил слайды в корпоративном стиле, но не включил финансовые метрики, так как не получил четкого брифа. В итоге презентацию пришлось переделывать за ночь.

Как избежать:

1. Используйте шаблоны постановки задач. Например:

• Цель: Зачем нужна задача?
• Формат: Презентация в Google Slides, отчет в Excel.
• Сроки: До 15:00 пятницы.
• Критерии успеха: «Презентация должна включать блоки: финансы, риски, план развития».

2. Начинайте сотрудничество с онбординг-документа. Внесите в него стандарты компании, примеры удачных задач, контакты ответственных лиц.

Недостаток обратной связи

Многие руководители забывают рассказывать подчиненным, что они делают правильно, а что — нет. Без обратной связи сотрудник не понимает, как улучшить свою работу, и совершает одни и те же недочеты.

Почему это критично:

• Ошибки накапливаются как снежный ком.
• Помощник не чувствует своей ценности в компании.

Руководитель заметил, что ассистент отправляет письма с опечатками, но не стал акцентировать на этом внимание. Через месяц ключевой клиент пожаловался на небрежность в переписке.

Как избежать:

1. Введите правило «5 минут в день». Выделяйте время на краткий фидбек:

• «Отличная работа с отчетом! В следующий раз добавь, пожалуйста, сравнение с прошлым кварталом».
• «Ты забыл прикрепить вложение к письму. Давай настроим шаблон, чтобы это не повторилось».

2. Раз в две недели проводите созвоны. Обсуждайте не только ошибки, но и успехи.

Нереалистичные ожидания

Ждать, что новичок с первого дня будет работать как профессионал с десятилетним опытом — типичная ошибка предпринимателей. Даже лучшим ассистентам нужна адаптация.

Почему это критично:

• Сотрудник испытывает стресс и выгорает.
• Руководитель разочаровывается и теряет время на поиск «идеального» кандидата.

Владелец стартапа поручил новому помощнику вести переговоры с инвесторами, хотя тот ранее занимался только административными задачами. В итоге сделка сорвалась из-за неопытности ассистента.

Как избежать:

1. Составьте карту компетенций. Распределяйте обязанности постепенно:

• Первый месяц. Работа с документами, организация встреч.
• Второй месяц. Коммуникация с клиентами, простые аналитические задачи.
• Третий месяц. Участие в проектах, требующих экспертизы.

2. Используйте принцип 70/30: 70% задач должны быть в зоне уверенности сотрудника, 30% — развивающие.

Неправильное делегирование

Делегировать — не значит перекинуть на другого человека все, что вам не нравится делать. Ошибки руководителя здесь часто связаны с тем, что важные задачи попадают к тем, кто не готов их выполнять.

Почему это критично:

• Ответственность за провал лежит на вас, а не на сотруднике.
• Ассистент теряет доверие к вашим решениям.

Руководитель передал помощнику составление финансового плана, хотя его профиль — организация мероприятий. В итоге бюджет был рассчитан неверно, что привело к кассовому разрыву.

Как избежать:

1. Составьте матрицу делегирования.

2. Всегда объясняйте, почему выбрали именно этого сотрудника для задачи. Например: «Я поручаю тебе это, потому что ты отлично справляешься с аналитикой».

Неправильная постановка задач

«Надо сделать вчера» — не срок. «Связаться с клиентом» — не задача. Расплывчатые формулировки — главные поглотители времени.

Почему это критично:

• Ассистент тратит время на уточнения вместо работы.
• Результат не соответствует ожиданиям.

Руководитель сказал: «Разберись с тем отчетом». Помощник исправил опечатки, но не обновил данные, так как не получил конкретных указаний.

Как избежать:

1. Используйте метод SMART:

• Конкретность: «Подготовить отчет по продажам за июнь 2024».
• Измеримость: «Сравнить данные с маем 2024, выделить рост/падение».
• Достижимость: «Использовать шаблон из папки “Финансы”».
• Релевантность: «Отчет нужен для встречи с инвесторами 15 июля».
• Время: «Сдать до 12:00 14 июля».

2. Добавьте чек-лист контроля качества. Например:

• Проверь расчеты на ошибки.
• Убедись, что все графики подписаны.

Постоянный контроль

Тотальный контроль убивает инициативу. Если вы проверяете каждый шаг, сотрудник перестает думать самостоятельно и ждет указаний по любым мелочам.

Почему это критично:

• Вы тратите время на микроменеджмент вместо стратегии.
• Ассистент не развивает навык принятия решений.

Руководитель требовал, чтобы помощник согласовывал с ним даже стандартные ответы на письма. В итоге переписка с клиентами затягивалась на дни, а ассистент уволился через месяц.

Как избежать:

1. Определите зоны автономии. Например:

• Полная свобода: Ответы на типовые запросы.
• Согласование: Решения с бюджетом более 10 000 руб.
• Запрет: Внесение изменений в договоры.

2. Внедрите ежедневные отчеты вместо постоянного контроля. Попросите ассистента прислать краткий обзор достижений и планов.

Игнорирование автоматизации

Отказ от автоматизации — одна из основных ошибок предпринимателей. Если ваш помощник тратит часы на рутинные операции, которые можно упростить с помощью CRM или сервисов, вы теряете деньги.

Почему это критично:

• Ручная работа увеличивает риск ошибок.
• Команда отстает от конкурентов, которые используют технологии.

Компания вела учет клиентов в Excel, хотя рынок давно перешел на CRM. Помощник тратил 3 часа в день на обновление таблиц, вместо того чтобы работать с лояльностью клиентов.

Как избежать:

1. Автоматизируйте рутину: планирование, документацию, коммуникацию.
2. Проводите обучение для команды. Например, раз в квартал приглашайте эксперта, который расскажет о новых инструментах.

Отсутствие защиты конфиденциальной информации

Доступ к данным компании должен быть только у тех, кому это необходимо. Неверное распределение прав грозит утечками и проблемами с клиентами.

Почему это критично:

• Риск штрафов за нарушение GDPR и других стандартов.
• Потеря доверия партнеров.

У ассистента был доступ ко всем финансовым отчетам компании. Уволившись, он передал данные конкурентам.

Как избежать:

1. Внедрите многоуровневую систему доступа:

• Базовый уровень: Календарь, почта.
• Продвинутый уровень: Финансовые документы (только для CFO).
• Админ: Настройки системы (только для IT-специалистов).

2. Обязательно подписывайте NDA с сотрудниками.

3.Как избежать ошибок: практические шаги

1. Создайте регламенты. Зафиксируйте в них:

• Стандартные поручения (например, «Как подготовить еженедельный отчет»).
• Контакты ответственных лиц.
• Шаблоны документов.

 2. Внедрите регулярные ретроспективы. Раз в месяц обсуждайте с ассистентом:

• Что работает хорошо?
• Какие процессы нужно улучшить?
• Какие навыки стоит развить?

 3. Инвестируйте в развитие сотрудника. Отправляйте его на курсы по тайм-менеджменту, CRM-системам или переговорам. Это повысит лояльность клиентов и эффективность вашего бизнеса.

4. Используйте принцип «Доверяй, но проверяй». Установите контрольные точки в проектах, но не вмешивайтесь в каждый шаг.

РАССКАЗАТЬ ПОДРОБНЕЕ?

Бесплатно проведу консультацию по найму ассистента

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы подтверждаете
свое согласие с положениями Политики конфиденциальности

Ирина Кузнецова

Директор HRassistant

Связаться со мной

4.Заключение

Если вы хотите:

• Перестать тратить время на микроменеджмент.
• Избежать утечек данных.
• Найти помощника, который впишется в команду с первого дня.

— обращайтесь в HRassistant. Мы не просто подбираем персонал, а создаем систему, где каждый элемент работает на ваш результат. Оставляйте заявку, и уже через 2-3 недели у вас будет помощник, который знает, как освободить ваше время для стратегических целей.