Ассистент предпринимателя — первый шаг к успешному бизнесу

1.Как понять, что нужен бизнес-ассистент

Представьте: у вас много идей, планов и целей, но дни проходят в бесконечных звонках, ответах на письма и решении мелких проблем. Знакомо? Вот признаки, что пора передать часть задач помощнику:

1. Вы теряете фокус на главном. Вместо стратегии развития занимаетесь поиском подрядчиков или проверкой отчетов.
2. Нет времени на личную жизнь. Рабочий график съедает вечера и выходные.
3. Проекты «зависают». Идеи по запуску нового продукта месяцами пылятся в блокноте.
4. Ошибки из-за перегруза. Пропущенный дедлайн или невнимательность в договоре обходятся дорого.

Клиент Сергей, владелец сети коворкингов, обратился к нам именно в такой момент. Его амбиции по развитию франшизы упирались в рутину. Он признался: «Я тратил 80% времени на то, что не приносило прибыли». Ассистент стал его «спасательным кругом».

2.Какие задачи нужно делегировать

Главное правило делегирования: передавать то, что не требует вашего прямого участия. Вот список задач, которые ассистент выполнит эффективнее:

• Административные: планирование встреч, бронирование билетов, работа с документами.
• Коммуникации: переписка с клиентами, ответы на почту, организация созвонов.
• Исследования: поиск поставщиков, анализ рынка, подбор инструментов для бизнеса.
• Операционные: контроль сроков проектов, ведение отчетности, управление командой.

Начните с малого — передайте одну задачу. Убедившись, что помощник справляется, добавляйте новые.

3.Методы и инструменты для ежедневного общения руководителя и ассистента

Чтобы сотрудничество было эффективным, важно наладить процессы. Что работает в нашей практике:

     1. Чек-листы

• Создайте шаблоны для повторяющихся задач. Например:
• Подготовка коммерческого предложения: структура, сроки, правила оформления.
• Организация встречи: список вопросов для обсуждения, технические требования к переговорной.

     2. Планерки

• Ежедневные 10-минутные созвоны через Zoom или Google Meet.
• Еженедельные итоговые встречи с обсуждением результатов и планов.

     3. Системы управления задачами

• Kaiten, Shtab, YouGile, Битрикс24 — для визуализации этапов проекта.
• Amo, Яндекс Мессенджер или Телеграм — для быстрого обмена сообщениями и файлами.
• Google Calendar или Яндекс Календарь — для контроля дедлайнов и напоминаний.

     4. Правило «5 вопросов»

Если ассистент сталкивается с проблемой, он сначала ищет 5 возможных решений и только потом обращается к вам. Это учит самостоятельности и экономит ваше время.

Не бойтесь потратить время на обучение помощника. Чем лучше он поймет ваши требования, тем меньше ошибок будет в работе.

РАССКАЗАТЬ ПОДРОБНЕЕ?

Бесплатно проведу консультацию по найму ассистента

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы подтверждаете
свое согласие с положениями Политики конфиденциальности

Ирина Кузнецова

Директор HRassistant

Связаться со мной

4.Какую выгоду получает предприниматель от найма ассистента

Вот что говорят наши клиенты через 3 месяца после старта сотрудничества:

1. +20-30 часов в неделю. Время, которое можно вложить в развитие компании или отдых.
2. Снижение стресса. Руководитель перестает быть «центром вселенной» для всех вопросов.
3. Рост прибыли. После делегирования переговоров с подрядчиками клиенты сокращают расходы на закупки на 15%.
4. Масштабирование. С ассистентом вы наконец реализуете те самые идеи, которые годами откладывали.